Functieomschrijving

Als officemanager ben jij de spil in onze organisatie en zorg je ervoor dat alles op rolletjes loopt. Je beheert het secretariaat van twee programma’s Verbouwstromen en PVB Nederland en ondersteunt zowel interne teams als externe partners. Je houdt overzicht, neemt initiatief en bent niet bang om verantwoordelijkheid te dragen. In je werkzaamheden signaleer je zelf wat nodig is en pak je proactief zaken op.

Programma Verduurzamen Bedrijventerreinen (PVB) helpt lokale spelers – parkmanagers, regionale overheden en ondernemers – om de gezamenlijke verduurzaming op hun bedrijventerrein te realiseren. Van het starten met samenwerken tot en met duurzaamheidsstrategie, uitvoer en kennisdeling. PVB Nederland werkt een team van ca 10 medewerkers. Donderdag is de vaste samenwerkdag van dit team en ben je dus ook op kantoor.

Programma Verbouwstromen werkt aan het sneller verduurzamen van de bestaande woningen in Nederland. Door samenwerkingen te smeden, in “verbouwstromen” samen te werken en dezelfde maatregelen toe te passen in dezelfde soort woningen verduurzamen we sneller veel meer huizen. Verbouwstromen werkt in drie marktteams (huur, koop, VvE) met in totaal ca 25 part-time teamleden. Donderdag is ook de vaste samenwerkdag van alle drie de marktteams. Andere dagen ben je natuurlijk ook welkom op kantoor.

Beide programma's vallen onder het penvoerderschap van TKI Urban Energy. Je werkt samen met collega's die secretariaat, officemanagement en communicatie verzorgen binnen TKI Urban Energy en jullie vallen eventueel ook voor elkaar in.

Jouw verantwoordelijkheden

• CRM-beheer: Bijhouden en beheren van contactinformatie in ons CRM-systeem en als het je ligt: meedenken over slim werken en gewenste functies in het CRM-systeem en overleg met de leverancier.
• Overzicht contracten & administratie: Je houdt overzicht op de contracten die we maken met externe partijen en bewaakt dat contracten tijdig worden verlengd/ stopgezet. Ook zorg je dat de administratie van het programma op orde is.
• Secretariële ondersteuning: Beheer van het secretariaat, beantwoorden en/of doorsturen van mails en vragen, inclusief de algemene mail-accounts.
• Agendabeheer: Plannen en coördineren van in- en externe afspraken, teamuitjes en meetings. Zorgen dat agenda’s voor externe meetings op tijd en netjes verstuurd worden naar de genodigden en dat acties n.a.v. overleggen netjes worden bijgehouden.
• Werving en selectie: Coördinatie van werving, selectie, inwerktrajecten en -draaiboek, en het up-to-date houden van de teamledenlijst.
• Locaties boeken: Je regelt vergaderruimtes en locaties voor diverse bijeenkomsten, in samenwerking met secretaresses van partners en TKI Urban Energy.
• Attenties en zorg: Het verzorgen van attenties bij ziekte, feestdagen en andere bijzondere momenten.

Wie zoeken wij?

• Je hebt MBO+/HBO werk- en denkniveau.
• Je bent een aanpakker, organisatorisch sterk en behoudt overzicht, ook in een dynamische omgeving. Je vindt het heerlijk om snel praktische zaken voor de teams te regelen. Je werkt net zo effectief online als op kantoor. Je bent flexibel in jouw beschikbaarheid.
• Je hebt een proactieve houding en weet prioriteiten te stellen.
• Je bent zelfstandig, betrouwbaar en weet hoe je het initiatief moet nemen.
• Je hebt uitstekende communicatieve vaardigheden en een dienstverlenende instelling.
• Ervaring met agendabeheer (Microsoft-omgeving, Teams), Office365 (Excel, Powerpoint, Word), CRM-systemen en het plannen van bijeenkomsten is een pre.

Wat bieden wij?

• Een afwisselende functie voor 24-32 uur per week voor twee dynamische programma's.
• Een dynamische werkomgeving waar je écht het verschil kunt maken.
• Ruimte voor eigen initiatief en persoonlijke ontwikkeling.
• Uitstekende arbeidsvoorwaarden en salaris, passend bij jouw werkervaring en leeftijd.
• Een gezellig en betrokken team waar collegialiteit centraal staat.
• We delen ons kantoor in Utrecht met enkele andere organisaties die zich ook met duurzame energie bezighouden, waardoor de lijntjes met deze “collega’s” kort zijn. We wisselen werk op kantoor en thuiswerk af.

Solliciteren

Herken jij jezelf in dit profiel en ben je klaar voor deze uitdaging? Stuur dan je motivatiebrief en CV naar solliciteren@tki-urbanenergy.nl vóór maandag 17 februari (13:00 uur). De selectiegesprekken vinden plaats op donderdag 20 februari 2025.

We kijken uit naar jouw reactie!

Heb je vragen over deze vacature? Neem contact op met Marsha Roos via 06-55150663 / marsha@tki-urbanenergy.nl