Meld je aan voor de 2-maandelijkse nieuwsbrief met de laatste duurzame vacatures, -werktips en duurzame nieuwtjes

Klik hier!

Venwoude

Retraite Coördinator

Lage Vuursche, Baarn

Wij zoeken voor 24-28 uur per week, een retraite coördinator voor ons prachtige retraite centrum. Als coördinator zorg je dat de operatie voor, tijdens en na de retraite soepel verloopt en dat je onze klanten ontzorgt zodat zij en de deelnemers een onvergetelijke tijd hebben.

Vacature Parttime Retraite coördinator

Ben je flexibel, nauwkeurig, stressbestendig ook als er veel op je afkomt? Hou je ervan om als een

gastvrouw/-heer mensen welkom te heten en hen wegwijs te maken? Werk je planmatig en

praktisch? Ben je in staat om medewerkers aan te sturen? Kan je gemakkelijk met verschillende

culturen omgaan? En vind je het leuk om de spin in het web te zijn tijdens een retraite?


De functie

Wij zoeken voor 24-28 uur per week, een retraite coördinator die in staat is om een retraite van

onze klanten in goede banen te leiden. Dat vraagt dat je de bedding creëert waarin onze gasten zich

welkom en thuis voelen, maar ook dat je in het moment acute situaties weet te begeleiden en op te

lossen. Terwijl onze event planners van boekingen en verhuur zich bezighouden met de

voorbereiding van een retraite, zorg je als retraite coördinator dat de deelnemers en klanten

compleet worden ontzorgt tijdens een retraite. Dit vraagt uiteraard goede afstemming en

samenwerking met onze event planners. Tijdens de retraites ben jij het eerste aanspreekpunt voor

onze klanten en hun deelnemers.

Omdat we zowel door de weeks als in de weekenden open zijn als retraitecentrum, werken we met

twee parttime retraite coördinators, die elkaar afwisselen en opvangen in de dagelijkse aansturing

en operatie. Daarnaast werken we met een leuk team van toegewijde zzp-ers die diensten van

gastvrouw of gastheer invullen. Als retraite coördinator is het jouw taak om dit team aan te sturen

en verder te ontwikkelen.

Een onderdeel van je rol als retraite coördinator is de communicatie met de deelnemers

voorafgaand aan een retraite. Hieronder valt het beantwoorden van vragen en het boeken van

kamerovernachtingen in ons boekingssysteem. Je wisselt daarmee operationele uren af met

kantooruren waarin je de administratie bijwerkt.

Als retraite coördinator werk je nauw samen met de andere afdelingen van Venwoude en ben je in

staat de juiste afwegingen en keuzes te maken tijdens situaties die zich voordoen tijdens de

retraites die op Venwoude plaatvinden. Je vervult hierin een belangrijke brugfunctie tussen de

belangen van Venwoude en de belangen van de klant. De brugfunctie vraagt dat je afwegingen

kunt maken tussen het bieden van kwaliteit en service aan de klanten aan de ene kant en de

impact op de operatie van Venwoude aan de andere kant.

Taken en verantwoordelijkheden:

• Het gezicht van Venwoude vertegenwoordigen naar gasten, de klanten en deelnemers. De rol

van gastvrouw/ gastheer.

• De brug tussen de operatie en event planning

• Afstemming en samenwerking met eventplanning en met de klant

• Dag coördinatie tijdens retraites, in afstemming met hoofd keuken en hoofd huishoudelijke

dienst

• Coördineert mede de huishoudelijke dienst en keuken (brengt het perspectief van de

klanten in)

• Vliegende keep zijn voor allerlei zaken die tijdens het verblijf van de klanten kunnen

opspelen

• Verzorgt het welkomstpraatje (alle informatie die deelnemers en klanten nodig hebben

voor een goed verblijf).

• Bar werkzaamheden te denken valt aan; koffie, thee & fruit verzorgen, kassa opmaken,

voorraden regelen, publieksruimtes schoon en opgeruimd houden, eetzaal en terras

verzorgen.

• Vraagbaak voor mensen die gebruik maken van het Retraite Centrum

• Zzp-host team samenstellen en aansturen, wekelijkse werkplanning maken, inclusief alle

communicatieve en administratieve werkzaamheden die daarbij horen

• Input geven bij de evaluatie van retraites/trainingen

• Mede optimaliseren van operatie processen

• Afhandelen financiële administratie van de deelnemers

• Afhandelen en plannen van online boekingen van kamers

• Het verbeteren, beheren en verder ontwikkelen van ons online boekingssysteem

• Venwoude brede projecten waarbij te denken valt aan inrichting bar, eetzaal & terras,

bewegwijzering terrein, meetings organiseren, werkprocessen optimaliseren, etc.

• Als afdelingshoofd host maak je ook onderdeel uit van het Venwoude BHV team.

Functie-eisen:

• Relevante werkervaring in soortgelijke functie

• Relevante opleiding

• Uitstekende beheersing van de Engelse taal (in schrift en vloeiend kunnen spreken);

beheersing van andere talen is een pré

• Klantgerichte instelling

• In staat om goed verbinding te maken met een diversiteit aan mensen

• In staat om bij spanning of onbegrip verbinding te houden en kalm te blijven

• In staat om zowel praktische als strategische taken uit te voeren

• Een enthousiaste en ondernemende houding, proactief zijn in het zoeken naar oplossingen

• Bekend met hospitality en in staat altijd mogelijkheden te zien om het verblijf van de klant

aangenamer te maken

• Ervaring in het werken of leven met andere culturen (begrip en inzicht van

culturele verschillen) is een pré

• In staat zijn alle vragen van klant of deelnemers efficiënt en adequaat af te handelen.

• Goede beheersing van MS Office, i.i.g. Word en Excel

• Accuratesse en flexibilteit

• Bereidheid om in de weekenden te werken

• Bereidheid om tussen 07.30 en 22.00 uur te werken

• Bereid om beschikbare uren flexibel te verdelen over de week

• Goede fysieke gesteldheid

• Het is een plus wanneer je in bezit bent van een:

• BHV-certificaat

• SvH-certtificaat


Over Venwoude

Venwoude is een retraitecentrum op een prachtig landgoed van 16 hectare natuur in Lage Vuursche.

Het retraitecentrum bestaat uit verschillende deels monumentale en bijzondere gebouwen, waar onze

klanten in kunnen verblijven tijdens hun meerdaagse retraites of trainingen. Alles in wat wij als

Venwoude team doen is erop gericht om de klant en haar deelnemers een optimale retraite beleving te

geven. Op deze manier kunnen de trainers/teachers en de deelnemers zich volledig concentreren op

hun eigen programma en ontwikkeling. Wij staan voor verbinding, diepgang, ontzorging en schoonheid.

Onze doelgroep bestaat uit mensen die zich persoonlijk willen ontwikkelen en hun bewustzijn willen

verruimen. Denk aan activiteiten zoals lichaamswerk, massage opleidingen, tantra opleidingen,

leiderschapstrajecten, bewustzijnsverruimende retraites.

Venwoude is een organisatie in transitie, waarbij er nog veel in beweging is om te komen tot een

florerend retraitecentrum. Dat betekent dat je moet houden van een bepaalde dynamiek en van

verandering. Het betekent ook dat je mee kunt bouwen aan de toekomst van Venwoude.

Wat wij bieden:

• Afhankelijk van je kennis en ervaring een salaris van 2.500 euro bruto op 36-urige

weekbasis

• Mogelijkheid om parttime te werken, minimaal 24 uur per week

• 8% vakantiegeld

• Secundaire voorwaarden zoals tegen gereduceerd tarief overnachten op Venwoude en mee

kunnen lunchen als er groepen zijn

• Oog voor je persoonlijke ontwikkeling en team building

• Een enerverende functie in een dynamisch veranderende organisatie, binnen een fris

enthousiast team van medewerkers.

• Een werkomgeving op een fantastisch mooie plek in de bossen van Lage Vuursche. Landgoed

Venwoude is een prachtige plek zowel door het groen, de omgeving, als door de bedding van

persoonlijke ontwikkeling en betrokken verbondenheid van de mensen.

Interesse? Reageren kan via de 'Solliciteer nu' button hieronder.

Vacature details

Dienstverband

Functiegroep